Politique de confidentialité

Objectif

La Société historique de la Fierté canadienne (la « Société ») accorde une grande importance à ses relations avec ses bénévoles, ses parties prenantes et ses fournisseurs de services, et s’engage à protéger leur droit à la vie privée. La Société s’engage donc à assurer l’exactitude, la confidentialité et la sécurité de leurs renseignements personnels. La présente politique de confidentialité décrit l’engagement de la Société à recueillir, utiliser, communiquer et protéger de façon responsable tous les renseignements personnels qui lui sont confiés.

Tous les bénévoles et fournisseurs de services qui, dans le cadre de leur travail avec ou pour la Société, peuvent avoir accès à ces renseignements doivent respecter la présente politique de confidentialité. Toute violation des normes énoncées dans cette politique constitue une faute et peut entraîner les mesures disciplinaires appropriées.

La Société est responsable de la protection de tous les renseignements personnels dont elle a la possession ou le contrôle, y compris les renseignements personnels transmis à un tiers à des fins réglementaires, juridiques ou de traitement. La Société exigera de tout tiers auquel de tels renseignements sont transmis qu’il leur assure un niveau de protection comparable.

Application

Consentement

Si la Société identifie d’autres fins auxquelles les renseignements personnels pourraient être utilisés, elle sollicitera le consentement de la personne concernée avant de procéder à cette utilisation. La Société informera la personne concernée qu’elle a le droit de refuser que la Société utilise ses renseignements personnels à de nouvelles fins.

La Société sollicitera et obtiendra le consentement éclairé avant ou au moment où elle recueillera, utilisera ou divulguera des renseignements personnels concernant une personne. Une personne doit donner son consentement explicite à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ses renseignements personnels, soit par écrit, soit par d’autres moyens vérifiables. La Société se réserve le droit de refuser de fournir un bien ou un service si une personne refuse de fournir les renseignements personnels nécessaires à la Société pour fournir ledit bien ou service.

Collecte

La Société limite la quantité et la nature des renseignements personnels qu’elle recueille à ce qui est nécessaire à l’exercice de ses activités. Les renseignements personnels seront recueillis selon des procédures équitables, transparentes et légales.

Les renseignements que la Société recueille auprès des particuliers comprennent le nom, l’adresse, les numéros de téléphone et les adresses courriel, des renseignements démographiques, ainsi que des renseignements sur les cartes de crédit ou les comptes bancaires, au besoin. Dans le cadre des interactions numériques, la Société peut recueillir les adresses IP, le type de navigateur et les heures d’accès afin d’améliorer la prestation de services et la sécurité.

La Société mettra ses politiques et ses pratiques relatives à la protection des renseignements personnels à la disposition de tous les bénévoles et de toutes les personnes qui font affaire avec elle.

Rétention

Toutes les données personnelles seront conservées pendant une durée maximale de trois ans ou jusqu’à ce qu’elles ne soient plus nécessaires à la fourniture d’un bien ou d’un service, après quoi elles seront détruites. Une personne peut demander que ses renseignements soient détruits avant l’expiration de ce délai de trois ans. La demande doit être adressée par écrit à la Société et doit indiquer en détail les renseignements dont elle souhaite la destruction. Des méthodes de destruction sécuritaires, telles que le déchiquetage ou l’effacement définitif, seront utilisées pour garantir que les renseignements personnels ne puissent pas être reconstitués.

L’Association ajoute à sa liste de contacts les adresses courriel des donateurs et de toutes les personnes qui lui communiquent leur adresse courriel au moyen des formulaires prévus à cet effet, à moins que les donateurs et ces personnes ne demandent expressément de ne pas y figurer.

Droits de la personne concernée

Toute personne peut demander des renseignements sur l’utilisation que fait la Société de ses renseignements personnels ainsi que sur toute communication de ces renseignements à des personnes ou à des organismes externes à la Société. Elle peut également demander la correction de toute erreur ou omission dans ses renseignements personnels. Tout refus de donner suite, en tout ou en partie, à une demande doit être accompagné d’un motif valable. La personne concernée peut porter en appel auprès du conseil d’administration toute décision de la Société de refuser l’accès aux renseignements demandés. La Société répondra à toute demande de renseignements dans un délai de 21 jours civils, sauf circonstances exceptionnelles, lesquelles seront communiquées à la personne ayant présenté la demande. La Société se réserve le droit d’exiger des frais pour le traitement d’une demande de renseignements, sauf lorsqu’il s’agit de corriger une erreur dans des renseignements personnels.

Droits des donateurs

L’association peut recueillir des renseignements auprès des donateurs par le biais des renseignements personnels fournis sur sa plateforme Web, dans des formulaires, lors de dons, d’entrevues et d’autres sources similaires. Dans la mesure du possible, par exemple avant une entrevue verbale, les détails concernant la collecte, le stockage, l’utilisation et le partage de ces renseignements seront communiqués aux donateurs. Les donateurs conservent également leur droit à la vie privée, et l’association ne les mentionnera pas publiquement, à moins d’y être expressément autorisée. Toutefois, l’association divulguera l’identité des donateurs lorsque la loi l’exige, par exemple à l’Agence du revenu du Canada.

La Société ne partage pas de données personnelles, sauf lorsque la loi l’exige, conformément au consentement accordé, ou avec des fournisseurs de services tels que son partenaire bancaire, conformément à la loi.

Toutes les personnes ayant accès aux renseignements personnels des donateurs sont assujetties à des obligations de confidentialité, telles qu’énoncées dans la Politique de confidentialité.

Les renseignements sur les donateurs recueillis afin de remplir les obligations envers eux et de se conformer aux exigences réglementaires comprennent :

Les noms et adresses des donateurs afin de délivrer un reçu fiscal de bienfaisance, comme l’exige l’Agence du revenu du Canada.
Les coordonnées, telles que les numéros de téléphone et les adresses courriel fournis, pour communiquer avec la Société.
La correspondance avec les donateurs et les instructions à leur intention concernant les dons à la Société.

Responsable de la protection des renseignements personnels

La Société est responsable de la protection des renseignements personnels et sensibles qu’elle détient. À cette fin, la Société a désigné une personne pour assumer les fonctions de responsable de la protection de la vie privée (RPP). Le responsable de la protection de la vie privée est notamment chargé de :

Veiller à ce que la législation applicable soit mise en œuvre et respectée. Cette législation comprend la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, ainsi que la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP);
traiter les plaintes ou les demandes de renseignements provenant de particuliers;
d’informer et de conseiller sur les exigences légales en matière de protection des renseignements personnels;
de coopérer avec l’autorité ou les autorités de surveillance compétentes (c’est-à-dire le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes); et
Examiner régulièrement la politique de confidentialité de la CPHS et ses pratiques en matière de protection des renseignements personnels afin d’assurer une conformité continue avec les lois fédérales et provinciales pertinentes.

Protocoles de cybersécurité

L’Association mettra en œuvre des protocoles de cybersécurité afin de protéger les renseignements personnels numériques, notamment le chiffrement des mots de passe, les mises à jour régulières des logiciels et des mesures de contrôle d’accès. Des formations régulières sur la cybersécurité seront également organisées à l’intention des bénévoles.

Contact

La personne responsable de la protection des renseignements personnels traite toute préoccupation soulevée par des clients, des membres ou d’autres personnes relativement à la protection de la vie privée. Elle traite également toute demande concernant l’accès aux renseignements personnels, leur rectification ou leur destruction, ainsi que toute autre demande visant l’exercice des droits relatifs à la protection des renseignements personnels. La personne responsable de la protection des renseignements personnels peut être jointe à l’adresse suivante :raguilar@cphs.ca.

Atteinte à la protection des renseignements personnels

En cas de violation grave, le responsable de la protection des renseignements personnels doit en aviser les personnes concernées et les autorités compétentes dans les 72 heures, conformément à la législation en vigueur. De règle, toute violation de la présente politique fera l’objet des mesures prévues par la politique de sanctions progressives.